थोड़ी मस्ती के साथ शुरुआत करें, भले ही मीटिंग का विषय मस्ती से कम हो।
एक उबाऊ व्यापार बैठक अंतहीन बाहर खींच सकता है। यदि आप एक बैठक की योजना बनाने के प्रभारी हैं, तो बैठक को सकारात्मक रूप से खोलकर इसे कम दर्दनाक बनाएं - और संभवतः मज़ेदार भी। संगठित रहें और मूड हल्का रखें। जब आप एक सकारात्मक नोट पर बैठक शुरू करते हैं तो आपको लगता है कि आपको बहुत अधिक काम मिल सकता है।
मीटिंग के लिए एक एजेंडा बनाएं, जिन विषयों पर आप बुलेट बिंदु या रूपरेखा प्रारूप में चर्चा करेंगे। यदि उपयुक्त हो, तो विस्तार से बताएं कि आप प्रत्येक विषय पर कितना समय व्यतीत करेंगे, इसलिए यदि आप चर्चा के बीच में एजेंडा पर अगले आइटम पर जाना चाहते हैं, तो लोगों को आश्चर्य नहीं होगा। बैठक से एक या दो दिन पहले उपस्थित लोगों को एजेंडा ईमेल करें। एजेंडे की प्रतियां प्रिंट करें और उन्हें पास करें क्योंकि लोग बैठक कक्ष में प्रवेश करते हैं।
वहां होने के लिए सभी को धन्यवाद देकर निर्धारित समय पर बैठक शुरू करें। आप वास्तव में निर्दिष्ट समय के कुछ मिनट बाद बैठक शुरू कर सकते हैं, ताकि स्ट्रैगलर आपके अंदर आते ही बाधित न हों।
यदि बैठक का आकार इसकी अनुमति देता है, तो उपस्थितगण अपना परिचय दें। यदि आप एक दर्जन से अधिक लोगों के साथ बैठक कर रहे हैं, तो बहुत समय हो सकता है- पूरे समूह के लिए परिचय की अनुमति देने के लिए उपभोग करने वाला; उस स्थिति में, लोगों ने अपनी तालिका में लोगों को अपना परिचय दिया है या उपस्थित लोगों को नाम टैग की पेशकश की है।
बैठक से पहले सभी को शांत करने के लिए एक आइसब्रेकर गतिविधि का नेतृत्व करें। आइसब्रेकर को बैठक के विषय से संबंधित होना चाहिए। यदि आप कंपनी में लोगों के लिए विभिन्न भूमिकाओं पर जा रहे हैं, उदाहरण के लिए, एक गतिविधि करें जिसमें आप अन्य कर्मचारियों को अपने सह-कार्यकर्ता की भूमिका को परिभाषित करने के लिए कहें। यदि कंपनी के लिए नए विचारों को उत्पन्न करने की दिशा में बैठक की जाती है, तो अपनी टीम के सदस्यों को कुछ तुच्छ विचारों के लिए विचार मंथन करके गर्म करें, जैसे कि सबसे अच्छा आइसक्रीम की टॉपिंग या वे सभी शहर जिनके बारे में वे सोच सकते हैं। कुछ पत्र।
एजेंडा की समीक्षा करें ताकि सभी को पता रहे कि क्या हो रहा है और कब होगा। आदर्श रूप से, आपके पास "नए व्यवसाय" या फीडबैक के लिए बैठक में कुछ समय होगा, ताकि उपस्थित लोग जान सकें कि उनके पास अपनी चिंताओं को संबोधित करने का समय होगा।
टिप
- कॉफी, चाय और नाश्ते की पेशकश करना एक अच्छा तरीका है जिससे बैठक में उपस्थित लोग सहज महसूस कर सकें और बैठक के दौरान ध्यान केंद्रित कर सकें। यदि आप जलपान की पेशकश करते हैं, तो उन्हें ऐसी जगह पर रखें जहाँ वे आसानी से सुलभ हो जाएँ और बैठक के दौरान ध्यान भंग न करें। इसके अलावा, बैठक के दौरान लोगों के साथ "खेलने" के लिए कुछ पेश करें, जैसे कि गेंदें या नरम खिलौने जो इंद्रियों को संलग्न करते हैं, व्यापार बैठक सलाहकार बर्नी डीकेवन का सुझाव देते हैं।
