जब आप अपना परिचय दें तो एक अच्छी पहली धारणा बनाएं।
जब भी आप व्यवसाय से संबंधित ई-मेल भेजते हैं, तो आपको उचित शिष्टाचार का उपयोग करना चाहिए, लेकिन जब आप एक संभावित नियोक्ता, नए सहयोगी या संभावित ग्राहक से अपना परिचय कराते हैं तो शिष्टाचार और रूप और भी महत्वपूर्ण होते हैं। हालांकि आप जो सबसे बड़ा अशुद्ध चरण बना सकते हैं, वह किसी भी परिचय को प्रस्तुत करने में विफल है, कई प्रक्रियाएँ इलेक्ट्रॉनिक रूप से सकारात्मक प्रभाव बनाने में आपकी मदद करेंगी।
अपने प्राप्तकर्ता को ठीक से संबोधित करें। व्यक्ति के पहले नाम का उपयोग करें यदि आप किसी सहकर्मी या अन्य सहकर्मी से अपना परिचय करा रहे हैं, जैसे कि किसी अन्य कंपनी में समान स्थिति में। यदि आप ई-मेलिंग एक उच्च-स्तरीय सहकर्मी, भावी नियोक्ता या ग्राहक हैं, तो शीर्षक और अंतिम नाम से प्राप्तकर्ता को पहचानें। उदाहरण के लिए, आप एक नए सहकर्मी को "हैलो सुसान" लिख सकते हैं, लेकिन आपको अपने आप को एक भावी नियोक्ता से परिचित कराते समय "प्रिय सुश्री डुडले:" का उपयोग करना चाहिए।
अपना पूरा नाम दें। अपना पहला और अंतिम नाम बताते हुए शुरू करें, जैसे कि "हैलो, मेरा नाम लिआह जॉनसन है," भले ही आपको विश्वास हो कि प्राप्तकर्ता आपको जानता है कि आप कौन हैं। ऐसा करने से भ्रम को रोका जा सकेगा यदि आपका प्राप्तकर्ता किसी समान नाम वाले व्यक्ति को जानता है। यह व्यक्ति को आपकी संपर्क सूची में आपका पूरा नाम रिकॉर्ड करने या अपने कैलेंडर को जोड़ने की अनुमति देता है यदि आपने उनके साथ बैठक निर्धारित की है।
अपने बारे में कुछ पृष्ठभूमि की जानकारी दें। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप अपने आप को एक संभावित नियोक्ता से मिलवा रहे हैं, लेकिन यह भी एक आइस ब्रेकर के रूप में कार्य करता है जब अपने आप को सहयोगियों के सामने प्रस्तुत करता है।
मित्रवत पेशेवर रहें। यदि कोई नया प्रबंधक या भावी नियोक्ता आपको ई-मेल में अनौपचारिक टोन का उपयोग करता है, तो भी उचित व्यापार शिष्टाचार का उपयोग करें। एक बार जब आप प्रोटोकॉल से अधिक परिचित हो जाते हैं, तो आप ढीले हो सकते हैं, लेकिन अपने सबसे अच्छे शिष्टाचार को शुरू में रखना आपको एक अनुकूल प्रकाश में पेश करेगा।
इस बिंदु पर जाओ - विनम्रता से। अपने ई-मेल के उद्देश्य को विनम्रतापूर्वक लेकिन संक्षिप्त रूप से बताएं, चाहे आप एक अनुकूल परिचय दे रहे हों या विचार के लिए आपका फिर से शुरू करना शामिल हो। प्रश्न पूछने के लिए आमने-सामने की बैठक की प्रतीक्षा करें या अपने बारे में अधिक विस्तार से जाने।
