सहकर्मियों को अगले सप्ताह होने वाली कर्मचारी बैठक में शामिल होने के लिए आमंत्रित करने के लिए एक ज्ञापन भेजें।
यदि आप दोपहर के भोजन के लिए कुछ सहकर्मियों से संपर्क कर रहे हैं, तो एक ईमेल या संक्षिप्त फोन संदेश संभवतः पर्याप्त है। लेकिन अगर आपको एक आगामी बैठक के बारे में कई सह-कामगारों की जानकारी भेजने की आवश्यकता है, तो सबसे हालिया बिक्री के आंकड़े साझा करें, या हाल ही के नीतिगत बदलावों को आगे बढ़ाएं, एक मानक व्यापार ज्ञापन का उपयोग करें। इसे उन लोगों को न भेजें, जिन्हें मेमो की आवश्यकता नहीं है, लेकिन एक सहकर्मी को न छोड़ें जिन्हें इसे प्राप्त करना चाहिए: यदि आप उसके बारे में जानकारी के लिए प्रासंगिक हैं, तो आप अपने बॉस या किसी अन्य विभाग प्रमुख को भी शामिल करना चाह सकते हैं।
निर्णय लें कि कौन से सहकर्मियों को ज्ञापन प्राप्त करने की आवश्यकता है, तो सुनिश्चित करें कि आपके पास उनके नामों की सही वर्तनी के साथ-साथ उनके सही शीर्षक और ईमेल पते भी हैं। अपने ज्ञापन की "टू" लाइन पर यह जानकारी टाइप करें, नामों और शीर्षकों को एक के नीचे एक करके सूचीबद्ध करें: TO: जॉन डो, सेल्स मैनेजर जेन स्मिथ, प्रोजेक्ट मैनेजर एन जोन्स, ग्राफिक डिजाइनर
"टू" लाइन में केवल एक विभाग के नाम का उपयोग करें यदि आप प्रत्येक व्यक्ति को एक कार्यालय या विभाग में अपना ज्ञापन भेज रहे हैं, तो निम्नानुसार है:
To: सभी बिक्री विभाग के कार्मिक
यदि आप मेमो के लिए उस विभाग के प्रत्येक व्यक्ति के पास जाने का इरादा रखते हैं, तो केवल इस पते का उपयोग करें। यदि आप इसे किसी विभाग या शाखा के विशिष्ट सदस्यों को भेजना चाहते हैं, तो व्यक्तिगत नाम / शीर्षक प्रारूप का उपयोग करें।
मेमो की "FROM" लाइन पर अपना नाम और शीर्षक डालें, उसके बाद "DATE" लाइन और मेमो की तारीख। शीर्ष लेख में अंतिम पंक्ति "SUBJECT" पंक्ति है: मेमो के प्राप्तकर्ताओं को यह सूचित करने के लिए इसका उपयोग करें कि मेमो कवर क्या है। इसे छोटा और मीठा रखें, लेकिन विशिष्ट पर्याप्त पते वाले व्यक्ति बल्ले से ठीक से पकड़ सकते हैं जो ज्ञापन पर चर्चा करता है। एक अस्पष्ट शीर्षक जैसे कि "बिक्री" प्राप्तकर्ताओं को इस बात की अधिक जानकारी नहीं देता है कि क्या करना है। इसके बजाय, "मार्च डिपार्टमेंट स्टोर सेल्स फिगर" जैसे वाक्यांश के साथ उनका ध्यान केंद्रित करें, या "जुलाई के लिए महीने का विक्रेता।"
संक्षिप्त, सूचनात्मक पैराग्राफ का उपयोग करके अपने ज्ञापन के शरीर को लिखें। पहले को अपने विषय का परिचय देना चाहिए, बाद के पैराग्राफ में चर्चा प्रदान करनी चाहिए। आपके अंतिम पैराग्राफ को मेमो में विषय को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए।
अनुवर्ती कार्रवाई के लिए अपने समापन पैराग्राफ विशिष्ट निर्देशों में शामिल करें। अन्यथा, आपके पाठकों को एक बड़े "इसलिए क्या?" इस बारे में कि आपने पहली बार मेमो क्यों भेजा था। यदि मेमो आगामी बैठक के बारे में है, तो बैठक का समय, तारीख और स्थान दें और उनकी उपस्थिति का अनुरोध करें। यदि आपको एक रिपोर्ट तैयार करने, बिक्री के आंकड़े प्रदान करने या अपने ग्राहकों से संपर्क करने की आवश्यकता है, तो उन्हें ठीक उसी समय बताएं, जिस समय सीमा के भीतर आप कार्य पूरा करना चाहते हैं।
"मेमो" बटन पुश करने से पहले अपने मेमो को प्रूफरीड करें। वर्तनी और व्याकरण की सामान्य समीक्षा के अलावा, यह सुनिश्चित करने के लिए डबल-चेक करें कि आपके पास सही ईमेल पते हैं। आखिरी चीज जो आपको चाहिए वह एक सह-कार्यकर्ता के लिए मेमो प्राप्त करने के लिए है जब यह उसके लिए इरादा नहीं था।
