कार्यस्थल में एक प्रक्रिया को कैसे लिखें

स्पष्ट प्रक्रियाएं कर्मचारियों को रस्सियों को सीखने में मदद करती हैं।

इसमें कोई शक नहीं है कि जब सभी लोग जानते हैं कि उनसे क्या अपेक्षित है, तो कार्यस्थल अधिक सुचारू रूप से चलता है। चाहे वह सुरक्षा प्रक्रिया हो या व्यवसाय के दिन-प्रतिदिन के संचालन से संबंधित कुछ कर्तव्य पूरा करने के निर्देश, एक ऐसी प्रक्रिया लिखना जो समझने और अनुसरण करने में आसान हो। इससे आपको प्रक्रियाओं को चरण दर चरण समाप्त करने की आवश्यकता हो सकती है, और कभी-कभी अधिक प्राथमिक रूप से आप कल्पना कर सकते हैं।

प्रक्रिया के प्रत्येक चरण के बारे में नोट्स बनाते हुए, धीरे-धीरे और सावधानी से अपने दिमाग में कार्य के चरणों की समीक्षा करें। लेखन शुरू करने से पहले प्रक्रिया की कल्पना करके, आप विभिन्न चरणों में शामिल विवरण के बारे में अपनी स्मृति को ताज़ा करेंगे। इस समय, उपलब्ध किसी भी नीति सामग्री की भी समीक्षा करें, इसलिए कंपनी की समग्र नीतियां आपके दिमाग में ताज़ा हैं।

प्रक्रिया के लिए "पांच डब्ल्यूएस" टाइप करें - कौन, क्या, कब, कहां और क्यों - प्रक्रिया पृष्ठ के शीर्ष पर। एक प्रक्रिया मैनुअल के लिए, जो अच्छी तरह से काम करता है, लोगों को इस बात का विचार देता है कि प्रक्रिया को करने के लिए कौन आवश्यक है, प्रक्रिया क्या होती है, इसका संक्षिप्त विवरण, इसे कब किया जाना चाहिए, इसे कहाँ पूरा किया जाना चाहिए, और व्यक्ति इसे क्यों कर रहा है। । इसे सरल बनाएं, और पृष्ठ के शीर्ष पर "हू:" टाइप करें। उस व्यक्ति या लोगों का नाम टाइप करें जो कार्य पूरा करेंगे। एक लाइन छोड़ें और टाइप करें "क्या।" "क्या" के लिए प्रासंगिक जानकारी शामिल करें, फिर "जब" और इतने पर आगे बढ़ें। "कैसे" - अक्सर प्रक्रियाओं में छठे सूचनात्मक प्रश्न के रूप में शामिल होता है - वास्तविक प्रक्रिया निर्देश होगा।

एक अंक "1" टाइप करें और फिर उस कार्य को पूरा करने के लिए एक व्यक्ति को जो सबसे पहले करना है वह लिखें। किसी भी बुनियादी कार्यों की अनदेखी न करें; उदाहरण के लिए, यदि किसी को किसी बॉक्स से कुछ लेने की आवश्यकता है, तो आपको पहले व्यक्ति को बॉक्स खोलने का निर्देश देना चाहिए। ऐसी भाषा का प्रयोग करें जो प्रत्यक्ष, क्रियाशील और निष्क्रिय न हो। यदि किसी को कोई कार्य पूरा करना है, तो उन्हें "बॉक्स खोलने के लिए", उदाहरण के लिए, और यह सुनिश्चित करने के लिए कहें कि "बॉक्स खोला गया है।"

एक अंक "2" टाइप करें और फिर दूसरी चीज लिखें जो एक व्यक्ति को कार्य पूरा करने के लिए करना चाहिए। एक लाइन छोड़ें और "3" टाइप करें और तीसरी बात का वर्णन करें, कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक के रूप में कई चरणों का उपयोग करें।

क्रमांकित अनुभाग की समीक्षा करें और निर्धारित करें कि क्या विज़ुअल्स, जैसे कि चित्र या फ़ोटो, पाठक को निर्देशों को बेहतर तरीके से पूरा करने में मदद करेंगे। यदि हां, तो प्रत्येक गिने हुए कदम के अनुरूप फोटो या ड्रॉइंग इकट्ठा करें और डालें।

कई सहकर्मियों से चरणों को पूरा करने के लिए कहें क्योंकि आपने उन्हें रेखांकित किया है। उन्हें बताएं कि केवल वही करें जो निर्देश कहते हैं, और उन कार्यों को पूरा करने के लिए नहीं जिन्हें रेखांकित नहीं किया गया है। इस तरह, आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि आपके निर्देशों में ऐसे स्थान हैं या नहीं, जहाँ आपको अधिक विवरण भरने की आवश्यकता है। सहकर्मियों से शिकायतों या सुझावों के साथ प्रतिक्रिया प्रदान करने के लिए कहें, और उस प्रतिक्रिया का उपयोग प्रक्रिया को ट्विक करने के लिए करें।

टिप

• प्रक्रिया पृष्ठ के ऊपर या नीचे एक तिथि शामिल करें ताकि आपके पाठकों को पता चले कि प्रक्रिया कब बनाई गई थी। जब आप नई नीतियों को लागू करते हैं तो यह सहायक होता है, क्योंकि यह प्रक्रिया को तारीख करता है और आपको इस बारे में एक बेहतर विचार देता है कि क्या नई नीतियों से मेल खाने के लिए प्रक्रियाओं को अपडेट करने की आवश्यकता है।