परियोजना प्रबंधन सहायक भूमिका में संचार सबसे महत्वपूर्ण कार्य है।
प्रत्येक परियोजना प्रबंधक को पेशे में कहीं शुरू करना पड़ता है और यह आमतौर पर एक सहायक परियोजना प्रबंधक की भूमिका में होता है। एक सहायक के पास छोटी परियोजनाओं के लिए पूरी जिम्मेदारी होगी, लेकिन बड़ी परियोजनाओं पर वह प्रशासन के बहुत सारे कामों को लेकर प्रमुख परियोजना प्रबंधक की सहायता करेगी। लेकिन छोटे और बड़े प्रोजेक्ट्स के बीच, उसे डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट से लेकर फॉरवर्ड प्लानिंग तक के सभी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के कामों का पूरा अनुभव मिलेगा।
प्लानिंग
जब वह बड़ी परियोजनाओं पर काम कर रही है, तो वह संसाधनों, कार्यक्रम और बजट की योजना बनाने में प्रमुख की सहायता करेगी। इसमें योजना के लिए प्रासंगिक डेटा एकत्र करना, विकास और विश्लेषण करना और परियोजना प्रबंधकों को टीम के लिए उद्देश्य निर्धारित करने में मदद करना शामिल हो सकता है। सहायक और प्रमुख प्रबंधक परियोजना के समय, धन और दायरे को संतुलित करने में सहयोग करेंगे, जो ग्राहक के साथ चर्चा करने के लिए पैरामीटर हैं। एक सहायक के रूप में, वह सीखेंगी कि प्रारंभिक योजना व्यवधान को रोकने में मदद करेगी और रेखा को और नीचे ले जाने में देरी करेगी। सहायक परियोजना टीम के साथ मिलकर काम करता है और परियोजना में बाद में होने वाली बाधाओं पर वापस रिपोर्ट करने में उसकी महत्वपूर्ण भूमिका होती है।
संचार
यूके एसोसिएशन फॉर प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के अनुसार, पेशे में संचार सबसे महत्वपूर्ण कार्य है। एक संचारक के रूप में, परियोजना की सफलता के लिए सहायक की भूमिका महत्वपूर्ण है। प्रिंसिपल क्लाइंट या सीनियर मैनेजर के साथ प्रोजेक्ट लक्ष्यों को स्थापित करता है। वे फिर इन लक्ष्यों को दस्तावेज करेंगे और उन्हें सहायक के माध्यम से परियोजना टीम को बताएंगे। यदि वह परियोजना में देरी की रिपोर्ट अपने प्रमुख को देती है, तो ग्राहक के परामर्श के बाद प्रलेखित लक्ष्यों को परियोजना प्रबंधक द्वारा अद्यतन किया जाएगा। सहायक शेड्यूल, बजट, रिकॉर्ड और प्रोजेक्ट दस्तावेज़ भी अपडेट करेगा।
टीम प्रबंधन
जब वह छोटी परियोजनाओं पर काम कर रही होती है, तो वह वही होती है जो श्रम सांख्यिकी ब्यूरो अपनी टीम को "दृश्यमान उपस्थिति" कहता है, और उनके साथ निकट संपर्क में होगा। किसी भी प्रबंधक की तरह उसे अपनी टीम को प्रेरित करना होगा और यह सुनिश्चित करना होगा कि नौकरियां निर्धारित समय और बजट के भीतर पूरी हों। इसके अलावा, अन्य प्रबंधकों के विपरीत उसके कर्मचारी सदस्य प्रत्येक नई परियोजना के साथ बदल जाएंगे। उसके कर्मचारियों के पास अलग-अलग कौशल होंगे, जो विपणन या आईटी या बिक्री हो सकती है, और सहायक के लिए एक और काम यह सब काम को एक सफल परियोजना में एक साथ लाना होगा। अंत में, टीम में कर्मचारियों की नियुक्तियों को तय करने में उनकी भूमिका होगी लेकिन बड़े प्रोजेक्ट्स पर स्टाफिंग पर अंतिम निर्णय प्रिंसिपल के पास होगा।
गुणवत्ता नियंत्रण
प्रभावी टीम पर्यवेक्षक के रूप में, सहायक को अपनी टीम के काम की गुणवत्ता को बनाए रखना होगा। उनके कार्यों में से एक परियोजना अनुसूची में गुणवत्ता की समीक्षा और नियंत्रण जांच का निर्माण होगा। एक अन्य गुणवत्ता नियंत्रण उपाय के रूप में, वह सहकर्मी की समीक्षा की एक प्रणाली को डिजाइन और प्रबंधित कर सकता है, जहां टीम के सदस्य एक-दूसरे के काम की जांच करते हैं। एक और सबसे अच्छा अभ्यास एक निरंतर सुधार कार्यक्रम को लागू करना और प्रबंधित करना होगा।
